Tämä on Äijälän kyläseura ry EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Tämä seloste koskee Äijälän kyläseura ry:n jäsenten henkilötietojen käsittelyä.

Seloste laadittu 29.3.2023. Viimeisin muutos 29.3.2023.

1. REKISTERINPITÄJÄ:

Äijälän kyläseura ry (Y-tunnus 0307838-0)
Äijäläntie 1105, 41390 Äijälä
uusikotiaijalaan(at)gmail.com

2. YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA:

Marianne Huhtala
Äijälän kyläseura ry
Äijäläntie 1105, 41390 Äijälä
uusikotiaijalaan(at)gmail.com

Yhdistyksen toiminnasta vastaa johtokunta. Johtokunnan jäsenten yhteystiedot ovat saatavilla yhdistysrekisterin kautta.

3. REKISTERIN NIMI:

Äijälän kyläseura ry:n jäsenrekisteri.

4. OIKEUSPERUSTE JA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS:

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön vapaaehtoinen suostumus.

Käsittelemme tietoa seuraavilla tietosuojalainsäädäntöön pohjautuvilla perusteilla:

  • Lakisäätäinen velvoite: Yhdistyslain mukaan yhdistyksen hallituksen on pidettävä jäsenrekisteriä, johon merkitään jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Käsittelemme tietoja tämän lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi.
  • Suostumus: Voimme käsitellä jäsenen tietoja suostumuksen perusteella mm. tehdäksemme sähköisiä markkinointitoimenpiteitä taikka luovuttaaksemme tietoja yhteistyökumppaneille jäsenetujen myöntämistä varten.

Kerättäviä henkilötietoja käytetään

  • jäsenyyden ja jäsenrekisterin ylläpitoon
  • neuvontaan ja koulutukseen
  • yhdistystä ja sen toimintaa tukevien tilastojen ja tutkimusten sekä selvitysten laatimiseen
  • historiikkien laatimiseen
  • laskutukseen ja maksun valvontaan
  • jäsenkirjeiden ja -tiedotteiden lähettämiseen
  • jäsenyyttä vahvistaviin markkinointitoimenpiteisiin
  • muihin yhdistyksen jäsenyyteen taikka jäsenten oikeuksiin ja velvollisuuksiin liittyvien toimenpiteiden toteuttamiseen
  • uusjäsenhankintaan
  • muihin jäsenen pyynnöstä tai suostumuksella tehtäviin toimenpiteisiin tai toimeksiantoihin

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat kaikki seuraavat tiedot, jotka henkilö on meille lähettänyt:

  • jäsenyyden ja jäsenrekisterin ylläpitoon
  • neuvontaan ja koulutukseen
  • jäsenetujen tarjoamiseen sekä etujen käytön edistämiseen ja valvontaan
  • laskutukseen ja maksun valvontaan
  • jäsenkirjeiden ja -tiedotteiden lähettämiseen
  • jäsenyyttä vahvistaviin markkinointitoimenpiteisiin
  • uusjäsenhankintaan
  • muihin jäsenen pyynnöstä tai suostumuksella tehtäviin toimenpiteisiin tai toimeksiantoihin

Lisäksi Google Analytics kerää kävijätietoja. Sivustolla on käytössä Google Analyticsin uusin versio (GA4), joten kävijöiden IP-osoitteet anonymisoidaan automaattisesti.

6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET:

Tiedot saadaan pääasiallisesti jäseneltä itseltään eri kanavien kautta (puhelin, sähköposti, verkkosivulomake, sosiaalinen media). Jäsentietoja käsitellään ja päivitetään Äijälän Kyläseura ry:n ylläpitämässä jäsenrekisterissä. Satunnaisesti tietojen päivittämiseen ja uusjäsenhankintaan voidaan käyttää ulkopuolisia lähteitä varmistaaksemme, että jäsentä koskevat tiedot ovat ajantasaisia ja virheettömiä.

7. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE:

Voimme luovuttaa jäsenen henkilötietoja kolmansille osapuolille mm. alla esitetyissä tapauksissa:

  • Suostumus: Voimme luovuttaa jäsenen tietoja kolmansille osapuolille, esimerkiksi jäsenetuyhteistyökumppanille, mikäli jäsen on antanut siihen suostumuksensa.
  • Viranomaiset: Voimme luovuttaa henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla. Tietoja saatetaan käyttää myös huoltovarmuustoiminnassa.
  • Tutkimus: Voimme luovuttaa tietoja tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten.
  • Suoramarkkinointi sekä mielipide- ja markkinatutkimukset: Voimme luovuttaa jäsenen henkilötietoa suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimuksiin, ellei jäsen ole tätä kieltänyt.
  • Oikeusvaateet: Voimme luovuttaa henkilötietoja kolmansille, jos uskomme, että se on tarpeen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, mahdollisten rikkomusten tutkimiseksi taikka oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Käytämme tietojen käsittelyssä alihankkijoita, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että tietoja käsitellään kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön ja tämän rekisteriselosteen mukaisesti. Alihankkijat käsittelevät tietoja meidän lukuumme, eivätkä ne saa käsitellä tietoja omiin tarkoituksiinsa.

Emme pääasiallisesti siirrä tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Jos on esimerkiksi teknisesti välttämätöntä sallia pääsy henkilötietoihin EU- tai ETA-alueen ulkopuolelta, huolehdimme riittävästä tietosuojan tasosta EU komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita käyttämällä.

8. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET:

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Sähköisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu yrityksen järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu. Manuaalista aineistoa ei ole.

9. TARKASTUSOIKEUS JA OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA:

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET:

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

11. EVÄSTEIDEN (COOKIES) KÄYTTÖ:

Käytämme sivuillamme ns. cookie-toimintoa eli evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka mahdollistaa internet-sivujen ylläpitäjän tunnistamaan usein sivuilla vierailevat kävijät, helpottamaan kävijöiden kirjautumista sivuille sekä mahdollistamaan yhdistelmätiedon laatimisen kävijöistä. Tämän palautteen avulla pystymme jatkuvasti parantamaan sivujemme sisältöä. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Käytämme niitä siten, että voimme tarjota asiakkaillemme kunkin yksilöityjen tarpeiden mukaisia tietoja ja palveluita.

Mikäli sivuillamme vieraileva käyttäjä ei halua meidän saavan edellä mainittuja tietoja evästeiden avulla, voi hän kieltää evästeiden käytön. On kuitenkin hyvä ottaa huomioon se, että evästeet voivat olla tarpeellisia joidenkin ylläpitämiemme sivujen ja tarjoamiemme palveluiden asianmukaiselle toimimiselle. Näiden sivustolle välttämättömien evästeiden käyttöä ei voi kieltää, vaan kävijä hyväksyy niiden käytön selaamalla sivujamme.

Voit muuttaa evästeasetuksiasi hyväksyäksesi tai estääksesi muiden kuin välttämättömien evästeiden käytön painamalla ”Asetukset” -painiketta evästeilmoituksesta. Evästeiden hyväksymisen jälkeen pääset tarvittaessa muuttamaan asetuksiasi painamalla ”Muuta asetuksiasi” -painiketta.

12. GOOGLE ANALYTICS:

Käytämme verkkosivuillamme Google Analytics -palvelua, joka on Google Inc.:n (Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, Yhdysvallat) tarjoama verkkoanalyysityökalu. Evästetiedot, jotka generoidaan käyttäessäsi verkkosivujamme, lähetetään ja tallennetaan yleensä Google Inc.:in Yhdysvalloissa sijaitseville palvelimille. Käyttäjän IP-osoite anonymisoidaan ennen kuin se lähetetään Googleen. Privacy Shield -varmennuksensa mukaisesti Google ilmoittaa, että se noudattaa EU:n ja Yhdysvaltain Privacy Shield -järjestelyä. Google voi toimittaa Google Analyticsin keräämiä tietoja kolmansille osapuolille lain sitä edellyttäessä tai kolmansien osapuolten käsitellessä tietoja Googlen puolesta. Google Analyticsin käyttöehtojen mukaan Google ei yhdistä rekisteröityjen IP-osoitteita mihinkään muuhun Googlessa säilytettävään tietoon.